Quản lý nội dung website hiệu quả bằng hệ thống, tìm hiểu CMS là gì ?

Thường thì đa số mọi người đều cho rằng thiết kế một website là công đoạn khó còn việc quản lý nội dung website hiệu quả là đều bình thường nhưng thực sự điều này là chưa đúng.

Do nhận thấy vấn đề này còn vẫn đang là một bài toán, và đây là cơ hội để AZTech cung cấp dịch vụ quản lý nội dung website hiệu quả chuyên nghiệp đến cho những doanh nghiệp đang có nhu cầu quản lý và phát triển website của mình.

1, Quản lý nội dung website hiệu quả tại sao lại là một vấn đề cần xem xét?

Quản trị nội dung website nói một cách thông thường thì không phải là việc quá khó nhưng quản trị như thế nào để có những nội dung hấp dẫn, thu hút khách hàng, mang đến những giá trị cụ thể cho doanh nghiệp, đặc biệt là lợi nhuận. Đó chính là điều mà công việc này cần đòi hỏi.

2, Vậy quản trị nội dung website là gì ?

Thường thì sau khi bạn nhận được một website đã được những nhà thiết kế hoàn thành, những nội dung có sẵn trên web chỉ là demo cho website của bạn, thì công việc của bạn là làm thế nào để thể hiện được những nội dụng cũng như những gì mà bạn muốn người xem quan tâm.

Bạn quản lý được những nội dung mà mình muốn truyền tại đến người xem, cũng như những rủi ro mà website sẽ gặp trong quá trình hoạt động khi đó bạn đã có thể quản lý website của mình theo cách chung mà phần lớn nhiều người vẫn thực hiện.

Nhưng mọi việc không chỉ dừng lại ở đấy, bạn còn phải cần làm nhiều việc hơn thế, như là:

1. Xem thêm nhiều thông tin, những bài viết, báo chí về ngành nghề mà bạn hiện đang kinh doanh, nếu có những thông tin bổ ích bạn hãy tổng hợp lại thành một bài viết hoặc bạn cũng có thể copy những thông tin ấy sang web của bạn (nhưng nhớ là phải ghi nguồn nhé) để làm mới website mỗi ngày, điều này làm cho người đọc khi vào trang web cũng sẽ thích thú hơn nhiều và ghé thăm thường xuyên hơn.
2. Kiểm tra lỗi website thường xuyên, một website sử dụng với thời gian lâu, không ít cũng nhiều sẽ xảy ra lỗi, như: lỗi hình ảnh, link bị lỗi, hay là spam,… việc này giúp cho website của bạn duy trì hoạt động mạnh hơn, lâu hơn, bền hơn và tạo nhiều ưu điểm hơn trong mắt khách hàng.
3. Tối ưu hóa website, tăng tốc độ của web, cải thiện khả năng tìm kiếm của website trên các công cụ tìm kiếm như Google, Bing,… điều này rất quan trọng không những đối với doanh nghiệp của bạn mà nó còn là điều kiện để tìm kiếm đối tác, hoặc là có thể đối tác sẽ tiếp cận bạn thông qua những thế mạnh bạn đang hiện có.
4. Liên kết website cuả bạn với những trang mạng xã hội, diễn đàn thông qua những bài viết mà bạn chia sẻ, nhằm tìm kiếm thêm lượng truy cập website cho doanh nghiệp. Điều này khá quan trọng cho website của bạn vì lượng truy cập càng nhiều chứng tỏ website của bạn hoạt động hiệu quả, rất có lợi cho việc kinh doanh của bạn.
5. Quảng cáo cho website doanh nghiệp bằng những bài viết chuẩn SEO, qua các trang mạng xã hội, các trang tìm kiếm, hoặc email marketing.

Hàng tá công việc mà bạn cần phải thực hiện, bạn đừng vội lo lắng! Hãy để AZTech hỗ trợ bạn trong việc sử dụng hệ thống quản lý nội dung website hiệu quả chuyên nghiệp, chúng tôi sẽ cung cấp cho bạn dịch vụ CMS tốt nhất, tiện lợi nhất.

Bạn có thể tham khảo thêm bảng giá quản trị nội dung website do AZTech cung cấp

Thêm một vài thông tin thú vị cho bạn nhé!

3, Làm sao hiểu về hệ thống quản lý nội dung trên website – CMS là gì ?

Các website hiện nay thường được gọi là dynamic web – web động. Các website động có nhiều đặc điểm rất khác biệt so với static web – web tĩnh. Yếu tố cốt lỗi làm nên sự khác biệt giữa 2 loại web này đó chính là CMS (Content Management System) – đó chính là hệ thống quản trị nội dung.

3.1 Content Management System – CMS là gì ?

CMS là hệ thống quản trị nội dung website, được xây dựng nhằm mục đích thuận tiện cho việc quản lý những nội dung trên website, nhằm tạo sự thống nhất về nội dung cho website.

CMS cung cấp những công cụ đơn giản nhất để người dùng có thể dễ dàng quản lý các hoạt động của một website mà không cần tới những hiểu biết lập trình chuyên môn.

Hệ thống được thiết lập phát triển đơn giản hóa đến tối đa cho người dùng. Bạn chỉ cần click chuột, các ô chech box, các phần nhập nội dung thông tin,… mà hoàn toàn bạn có thể tự tin không cần quan tâm đến các dòng lệnh, các logic hệ thống phía sau.

CMS sẽ đảm nhiệm tất cả, tạo cho bạn môi trường làm việc thân thiện, dễ dàng và tiện lợi nhất để phát triển website theo cách bạn mong muốn.

3.2 Tại sao doanh nghiệp cần có CMS?

Trước kia, để thêm một bài viết cho web tĩnh thì bạn cần có những kiến thức nhất định về ngôn ngữ html. Các website html bao gồm những trang html nhỏ, việc tạo ra được những tang html nhỏ thì bạn cũng cần phải biết về ngôn ngữ và qua nhiều bước mới có thể đưa 1 văn bản word thành một trang html.

Công việc quản lý, cập nhật website sẽ thực sự mệt mỏi, và tốn thời gian. Nếu bạn thay đổi địa chỉ email, bạn se phải thay đổi trên tất các trang html. Nếu bạn muốn có thêm một bài viết mới, bạn phải tạo link tới bài viết, phải viết 1 trang html hoàn chỉnh theo giao diện cũa website.

Khi phát triển website, điều tất yếu là khối lượng bài viết nhiều lên, hoặc trang web có nhiều phần nội dung, thì việc quản lý theo từng trang một như vậy là sẽ không thể thực hiện được. Nhận thấy điều này, CMS được phát triển để hỗ trợ tối đa những công việc này cho nhà quản trị.

Có thể bạn chưa biết về dịch vụ quản trị nội dung website chuyên nghiệp chuẩn SEO

Việc ra đời của CMS – hệ thống quản trị nội dung là tất yếu, website càng phát triển, thì càng đòi hỏi cần phải có những công cụ hỗ trợ cho nhà quản trị, để đảm bảo:

• Website có thể quản trị dễ dàng: phần lớn những nhà quản trị website hiện nay không phải là người thiết kế ra website, họ có thể hoặc không thể biết, và hoàn toàn không thông thạo ngôn ngữ lập trình. Do vậy, website đáp ứng yêu cầu có thể quản trị dễ dáng ngay cả đối với những người không thuộc chuyên môn lập trình.
• Website có tính linh hoạt cao: khi người quản trị cần thay đổi thông tin gì đấy thì trên website cần phải được tự động cập nhật ngay, các nội dung cần phải được tự động đưa vào những mục có liên quan, tránh để đợi chờ thời gian lâu sẽ ảnh hưởng đến nhiều yếu tố khác trong kinh doanh. Nhà quản trị cũng có thể thay đổi menu, cấu trúc nội dung của website sao cho phù hợp với yêu cầu của doanh nghiệp.
• Mở rộng các chức năng trên webiste: không chĩ đơn thuần là đưa thông tin, website có thể là diễn đàn, có thể là cửa hàng bán online, cũng có thể đặt dịch vụ trực tiếp cho người dùng,… Vì vậy tùy theo mỗi giai đoạn phát triển website có thể cải tiến, bổ sung để phù hợp với quá trình kinh doanh và hoạt động của doanh nghiệp.

3.3 Sử dụng CMS – mang đến những lợi ích gì ?

Nhiều doanh nghiệp quan tâm đến việc tìm công cụ có thể tự động hóa toàn bộ quá trình quản lý nội dung website hiệu quả và tăng hiệu suất hoạt động đối với người cộng tác không chuyên môn kỹ thuật.

Lợi ích lớn nhất của việc quản lý nội dung website hiệu quả là những người sử dụng không có chuyên môn vẫn có thể gửi được nội dụng mà không cần phải quá bận tâm về những đoạn đường hẹp hay tắc nghẽn vì lí do kỹ thuật.

Điều này rất quan trọng đối với những môi trường chịu áp lực thời gian và những website có tính tương tác cao (khách hàng tự điều khiển). Những lợi ích cơ bản khác bao gồm tự động hóa việc chấp nhận và triển khai nội dung. Nhìn chung, những nội dung này có thể được phân chia như sau:

• Quản lý tài sản website

Nội dung của một website là tài sản có giá trị, phải được cập nhật thường xuyên, hệ thống quản lý cho phép bạn tập trung vào việc tạo ra nội dung có chất lượng trong khi tự động hóa một số công việc vận hành. Có thể xuất phát từ nhiều nguồn khác nhau bao gồm cả tài sản tệp và tài sản cơ sở dữ liệu. Nội dung thể hiện có thể được chọn lọc từ những thông tin của cả tổ chức.

Một số sản phẩm có thể cho phép bạn lưu trử nội dung ở cả ngôn ngữ đánh dấu và mở rộng (XML) và các cơ sỡ dữ liệu có liên quan.  XML cung cấp nhiều tính linh hoạt, các cơ sở dữ liệu quan hệ cung cấp tính bảo mật, tính đồng thời, bình thường hóa và nhựng lợi ích khác.

Nhiều giải pháp quản lý nội dung website hiệu quả cung cấp một giao diện người sử dụng cho các nhiệm vụ quản lý, bạn có thể tự động hóa việc thiết lập và ấn định danh sách công việc, khai báo email và chấp thuận. Các công việc có thể được chỉ định cho cá nhân hoặc cho nhóm.

• Biểu mẫu (Templates)

Những biểu mẫu được thiết kế cho việc nhập và trình bày nội dung. Các biểu mẫu mà chúng được tạo ra để nhập nội dung được thiết kế cho những người sử dụng không có chuyên môn về kỹ thuật để xây dưng nội dung, một số sản phẩm tự động tạo ra các biểu mẫu nhập nội dung, bạn nên đánh giá và xem xét kỹ để những tính năng này phù hợp với yêu cầu công việc của bạn.

• Kiểm soát nguồn/tạo các phiên bản (source control/versioning)

Nhiều giải pháp quản lý nội dung cũng cung cấp các khả năng quản lý mã nguồn như là tạo phiên bản, kết hợp các thay đổi và chỉ rõ cách giải quyết xung đột. Một giải pháp quản lý nội dung tốt sẽ cho phép bạn giữ các phiên bản của toàn bộ website, hay ảnh chụp nhanh (snapshots) đúng lúc sẽ đồng thời cho phép bạn xóa các thay đổi ở cơ sở dữ liệu ở bất cứ thời điểm nào.

• Triển khai/Phân phối (Deployment/Delivery)

Nhiều giải pháp quản lý nội dung tự động hóa quá trình triên khai nội dung. Một số giải pháp cũng cung cấp khả năng lưu trữ/gia hạn hiệu lực của một nội dung một cách tự động.

Một số giải pháp quản lý nội dung website hiệu quả cũng có một thành phần thời gian chạy (run time component) để thực hiện việc phân phối trang.

Đọc thêm: lợi ích từ việc sử dụng dịch vụ quản lý nội dung website

4, Những lưu ý khi thực hiện quản lý nội dung website hiệu quả?

Phần mềm hệ thống quản lý không phải là một giải pháp toàn diện không giới hạn hay phép màu có thể giải quyết toàn bộ những yêu cầu công việc của bạn, có đôi khi chúng ta sẽ phải chờ kết quả trong khoảng thời gian và có những điều có lẽ buộc chúng ta phải chấp nhận.

Đừng vội chấp nhận, bạn hãy đưa ra những quá trình quản lý nội dung website hiệu quả như thế nào là phù hợp cho doanh nghiệp, hãy dành thời gian để nghiên cứu và dùng thử cho thật kỹ để không phải tốn thời gian cho việc chỉnh sửa cũng như đợi chờ những kết quả không như mong muốn.

>> Nếu muốn có website tốt bạn hãy đọc bài viết này: tại sao phải tập trung vào content marketing khi xây dựng website

5, Yêu cầu cho CMS ?

Cung cấp cho người dùng những tính năng đơn giản nhất, hiệu quả nhất là tiêu chí của hệ thống CMS. Do có nhiều yêu cầu khác nhau nên cũng sẽ có rất nhiều CMS khác nhau để phù hợp cho từng mục đích riêng. Để xét 1 CMS tốt ta cần những yếu tố nào? Trên thực tế thì chúng ta có thể lướt qua một số yếu tố cũng có thể đánh giá hiệu quả của CMS.

• Tính liên tục của thông tin

Mặc dù internet có những giới hạn riêng, các nhà lập trình luôn tìm được cách để vượt qua giới hạn đó, duy trì kết nối với người sử dụng thông qua nhiều hình thức. Có thể qua những bài viết, messages, ảnh,… mà chúng ta có thể gộp chung là “thông tin”. CMS cần đảm bảo rằng những thông tin đó được truyền tải nhanh nhất, chính xác nhất, an toàn nhất. Đặc biệt là những thông tin đó phải luôn sẵn sàng phục vụ, bởi môi trường internet luôn luôn kết nối và hoàn toàn không bao giờ nghỉ.

• Khả năng quản lý người dùng

Một website càng phát triển hay càng phức tạp, thì số lượng người truy cập sẽ càng nhiều. Và người quản trị website sẽ cần những cơ chế có thể phân nhóm, quản lý những nhóm ngườ dùng khác nhau, nhằm cung cấp những thông tin và chức năng phú hợp với từng nhóm người dùng đó. Vì vậy, CMS phải có một hệ thống xác thực và quản lý người dùng có khả năng quản lý từ một tới vài nghìn (hoặc vài trăm nghìn) người dùng.

• Khả năng quản lý truy cập

Gắn liền với việc phân loại người dùng, là quy trình giới hạn truy cập tài nguyên với những nhóm người dùng khác nhau. Ví dụ đơn giản nhất là bạn có thể thấy là người dùng bình thường sẽ không có khả năng viết bài, hoặc những người chuyên viết bài không có khả năng thay đổi hiện thị của website. Không như trước kia, khi website còn đơn giản và chỉ cần 1 người quản trị.

Ngày nay các website cung cấp một lượng thông tin khổng lồ, như 1 thư viện và cần 1 tập thể để duy trì thư viện ấy. Khả năng quản lý truy cập mà chúng ta nói tởi ở đây chính là giúp chho việc quản lý tập thể đó, đảm bảo cho bộ máy bên trong của website của chúng ta hoạt động ăn khớp vs nhau, không có trục trặc.

• Khả năng quản lý mở rộng chức năng

Internet luôn đổi mới vì vậy website của bạn cần phải luôn luôn được đổi mới để phù hợp với xu hướng. Nên mở rộng chức năng cho website là điều bạn cần phải nghĩ đến. CMS là nền móng cũng như sẽ giúp nhà quản trị website cho dù có hay không chuyên môn lập trình vẫn có thế phát triển mở rộng chức năng của website một cách đơn gian và tiện lợi nhất.

• Bảo mật và báo lỗi

Bảo mật là yêu cầu cơ bản nhất đối với 1 website. Do đó, đây cũng là vấn đề cơ bản mà CMS cần phải giải quyết ngay từ đầu. Ngoài ra những trường hợp bị tấn công, spam hay các lỗi phát sinh trong quá trình sử dụng, cũng cần được quản lý, thông báo tới người quán trị để có những hành động xử lý tương thích.

• Các chức năng hệ thống nâng cao khác

Ngoài các chức năng cơ bản trên, CMS còn có các chức năng nâng cao. Tùy thuộc vào mục đích cũng như là tính đặc thù của công việc, dự án mà doanh nghiệp sử dụng những chức năng nâng cao như: quản lý database tích hợp, quản lý chỉnh sửa giao diện tích hợp, triển khai đa ngôn ngữ,…

Với các website phát triển và phức tạp, thì chính những chức năng hệ thống nâng cao khác biệt là điểm mạnh và đem đến thành công website. Tuy nhiên, cần cân nhắc kỹ về chức năng nâng cao, do việc phát triển các chức năng này không hề đơn giản như bạn nghĩ.

• Có một vài lưu ý nhỏ mà bạn có thể xem xét

Các sản phẩm quản lý nội dung đã thay đổi đôi chút trong vài năm trở lại đây. Hãy xem xét những cái tiến trong các sản phẩm, những mong đợi của khách hàng về website của bạn. Đối với những người dùng internet hiện nay thì việc nội dung trên một trang web nhàm chán sẽ là một trong những lí do hàng đầu khiến họ không quay lại thăm website những lần sau.

Nếu như bạn xem nội dung trên trang web là một tài sản chủ yếu và bạn muốn duy trì tính tươi mới thì và tạo nên sự nghiêm ngặt trên site của bạn, bạn có thể thấy được lợi ích của việc sử dụng hệ thống quản trị nội dung. Trên thực tế có rất nhiều sản phẩm có thế đáp ứng nhu cầu quản lý nội dung website hiệu quả của bạn nhưng hãy xem xét đâu là sản phẩm phù hợp nhất đối với doanh nghiệp cũng như là tình hình hoạt động của bạn trong tương lai.

Bài viết thuộc AZTECH copy vui lòng ghi rõ nguồn https://marketing.aztech.com.vn/