Hướng dẫn cách sử dụng tạo gửi gói email marketing không bị spam hiệu quả

Bạn vừa được bàn giao gói email marketing cho công ty mình. Phải làm gì để có thể sử dụng dịch vụ email marketing hiệu quả nhất? Hãy tự mình tìm hiểu và khám phá tính năng và tiện ích từ gói email của công ty mình. Đó là cách nhanh nhất để có những điều chỉnh, sửa đổi và hiệu quả hóa hoạt động email marketing theo chiến lược phát triển của công ty.

1.Tạo danh sách khách hàng cần gửi

• Tạo nhóm danh sách email

Tạo nhóm danh sách gửi email trong gói email marketing giúp công ty tạo được tệp data khách hàng riêng biệt cần gửi cho từng đợt gửi email.

Bước 1: Đăng nhập vào hệ thống bằng username và password được cung cấp.

Bước 2: Click vào mục “Danh sách” Bước 3: Chọn “Tạo danh sách Email”

Bước 4: Điền đầy đủ các thông tin tại mục (*). Nhấn nút “Lưu” để lưu lại danh sách trên đã tạo.

• Cập nhật địa chỉ email vào danh sách nhóm

Sau khi đã có tệp data khách hàng cần gửi được lưu trong Danh sách Email. Nếu cần bổ sung thêm những data khách hàng mới, có thể thực hiện thêm từng email hoặc thêm nhiều email cùng một lúc dưới đây:

Cách 1: Thêm 1 email

Bước 1: Click vào mục “Địa chỉ Email”

Bước 2: Chọn “Thêm Email”

Bước 3: Chọn “Danh sách nhóm” cần thêm Email. Sau đó chọn “Tiếp tục”

Bước 4: Điền đầy đủ các thông tin tại mục (*). Nhấn nút “Lưu

Cách 2: Thêm nhiều email

Bước 1: Click vào mục “Địa chỉ Email”

Bước 2: Chọn “Nhập danh sách email từ tâp tin”

Bước 3: Chọn các trường dữ liệu phù hợp để nhập.

– Đánh dấu đã xác nhận: Nếu chọn chưa. Khi gửi email cho nhóm data này sẽ nhận được 1 yêu cầu họ xác nhận muốn nhận email

– Chọn file cần upload lên. Lưu ý định dạng file .csv và không quá 2M

Nhấn TỚI để thực hiện IMPORT dữ liệu

Bước 4: Lựa chọn cột dữ liệu tương thích với nhau. Sau đó nhấn TỚI để thực hiện IMPORT dữ liệu

• Xóa địa chỉ email

Xóa những địa chỉ email sai, không thể gửi

Bước 1: Click vào mục “Địa chỉ Email”

Bước 2: Chọn “Xóa Email”

Bước 3: Chọn “Danh sách nhóm” cần xóa. Sau đó chọn “Tiếp tục”

Bước 4:

Lựa chọn cách xóa:

+ Nhập Email trực tiếp

+ Nhập email qua tập tin

Chọn chế độ xóa:

+ Đánh dấu không đăng kí nhận Email

+ Xóa vĩnh viễn

Sau đó TIẾP TỤC

• Xuất dữ liệu email

Bước 1: Click vào mục “Địa chỉ Email”

Bước 2: Chọn “Xuất danh sách Email ra tập tin”

Bước 3: Chọn “Danh sách nhóm” cần xuất. Sau đó chọn “Tiếp tục”.

2, Tạo Template Email

Tạo Template Email cho gói email marketing của công ty bạn giúp thiết kế giao diện email hoặc bạn có thể chọn mẫu có sẵn trên hệ thống. Việc này giúp tối ưu hóa hiệu quả của dịch vụ Email Marketing. Vừa giúp người nhận Mail dễ dàng mở mail, Click vào các thông tin trên mail, vừa tránh việc mail bị spam, giúp mail trở nên hấp dẫn người xem hơn.

• Tạo Template Email

Bước 1: Click vào mục “Soạn Email”

Bước 2: Chọn “Soạn Email”

Bước 3: Trường hợp chọn các mẫu template có sẵn tại hệ thống. Click vào CHỌN CÁC MẪU. Trường hợp không chọn các mẫu có sẵn thì bỏ trống. Sau đó chọn “Tiếp tục”.

+ TIÊU ĐỀ EMAIL: điền tiêu email sẽ hiện thị tới người nhận Email

+ TẢI TỪ MÁY TÍNH LÊN: upload file dưới dạng HTML để tạo template

+ NHẬP TỪ WEBSITE: dán đường link nơi chưa template

Tại trình soạn thảo word có thể chỉnh sửa nội dung template email theo ý người gửi

(*) Tại điểm muốn cho người nhận email click link để xem phiên bản online. Bạn hyperlink tại điểm đó và gắn link dưới dạng %%webversion%%

(*) Tại điểm muốn cho người nhận email click link để từ chối nhận email. Bạn hyperlink tại điểm đó và gắn link dưới dạng %%unsubscribelink%%

+ Kiểm tra điểm spam của Email tại KIỂM TRA NỘI DUNG EMAIL -> KIỂM TRA SPAM

+ Xem trước nội dung email bằng cách nhập địa chỉ email muốn xem trước và chọn XEM TRƯỚC NỘI DUNG

+ Hoàn tất nhấn LƯU VÀ THOÁT

• Xem danh sách Template Email

Lựa chọn mục Soạn Email  -> Danh sách Email

+ Hiển toàn bộ các danh sách nội dung email sắp xếp theo thời gian tạo.

+ Thao tác: Xem – Gửi – Sửa – Sao chép – Xóa

(*) Lưu ý: Các nội dung email (template) ở trang thái Không hoạt động ( kí hiệu X ) sẽ không gửi được email. Để thực hiện được việc gửi email. Hãy click vào Sửa và chọn lại chế độ cho phép template này hoạt động.

3, Gửi Email

Đây là bước tiến hành soạn thảo nội dung Email, trong bước này cần chú ý đến câu từ và một số lưu ý khi sử dụng dịch vụ email công ty. Nội dung soạn thảo quyết định nhiều đến tỉ lệ mở mail, tỉ lệ Click link của người nhận. Chính vì thế cần đầu tư cho câu từ cuốn hút, hấp dẫn, kích thích người đọc. Đây chính là điểm mấu chốt quyết định hiệu quả khi gói email marketing của công ty bạn được triển khai.

Bước 1: Click vào mục “Soạn Email”

Bước 2: Chọn “Gửi Email”

Bước 3: Lựa chọn các tiêu chí phù hợp với mục đích gửi email.

(*) Có thể chọn 1 hoặc nhiều danh sách nhận email. Sau đó chọn “Tiếp tục”

+ Email sẽ gửi: Lựa chọn template email đã được tạo trước đó.

+ Tiêu đề gửi: là phần nội dung sẽ hiển thị tại FROM của người nhận email.

+ Gửi từ địa chỉ Email: là địa chỉ email mà người nhận sẽ thấy được khi nhận email

(*) Nên chọn địa chỉ email đã tương tác với email nhận trước đó để tỷ lệ vào inbox cao và không bị đánh spam.

+ Gửi tin phản hồi tới Email: là địa chỉ email nhận tin reply của người nhận

(*) thường là các auto-reply do người nhận cài đặt trước đó.

+ Send Bounce Email to: là địa chỉ email nhận các danh sách email bị bounce

Bước 4: Nhấn Tiếp tục

Bước 5: Xác nhận lại các thông tin sẽ gửi. Nhấn Lên lịch gửi Email. Lịch trình sẽ được gửi sau 30 giây.

Bước 6: (*) tùy chỉnh thời gian sẽ được thiết lập trong phần CÀI ĐẶT. Nhấn Tiếp tục. Để kéo dài lịch trình chọn Tạm dừng

Bước 7: Để kéo dài lịch trình chọn Tạm dừng. Sau đó chọn Sửa

Bước 8: Lựa chọn lại thời gian sẽ gửi. Nhấn Lưu

Bước 9: Chọn Khôi phục để hoạt động lại lịch trình gửi email.

4, Xem báo cáo

Lựa chọn mục Thống kê -> Thống kê tin đã soạn

Xem báo cáo thống kê Chi tiết của chiến dịch email

Trên đây là toàn bộ quy trình sử dụng một gói email marketing. Để chiến dịch email marketing thực sự đạt được hiệu quả như mong muốn, đem về lợi nhuận cho công ty cần rất nhiều những nỗ lực cải tiến cũng như những tiện ích của nhà cung cấp dịch vụ email marketing mang lại như quản lí tài liệu, sắp xếp thời gian biểu, tránh spam,…

Dịch vụ email công ty được cung cấp bởi AZTECH sẽ cung cấp cho doanh nghiệp của bạn những giải pháp toàn diện và tối ưu để doanh nghiệp tiếp cận khách hàng thông qua thư điện tử. Chúng tôi sẽ hỗ trợ doanh nghiệp của bạn cài đặt để khách hàng nhanh chóng nhận và gửi email, giúp doanh nghiệp sử dụng dịch vụ ổn định và lâu dài.