Cách quản lý tin nhắn Fanpage Thông minh Tiết kiệm thời gian

Rate this post

Quản lý tin nhắn Fanpage vẫn luôn là mối quan tâm hàng đầu của các thương hiệu, cá nhân kinh doanh online vì mỗi một tin nhắn đều có thể trở thành đơn hàng quan trọng. Nhưng việc quản lý inbox Fanpage không hề dễ dàng như mọi người nghĩ, đối với các Fanpage lớn thì càng khó khăn hơn vì số lượng lớn tin nhắn từ khách hàng đổ về mỗi ngày và bạn không thể kiểm soát chúng bằng cách thủ công thông thường.

Hiểu được điều đó nên Facebook đã cập nhật thêm nhiều tính năng mới nhằm hỗ trợ công tác quản lý tin nhắn Fanpage của các chủ thương hiệu. Trong bài viết hôm nay, AZTECH sẽ hướng dẫn bạn cách quản lý tin nhắn trên Fanpage của Facebook.

Mục lục

Vì sao nên quản lý tin nhắn Fanpage?

Quản lý inbox Fanpage là cách giúp bạn kết nối, tương tác với khách hàng nhằm tư vấn, giải đáp các thắc mắc của họ dễ dàng. Đôi lúc có những vấn đề khách hàng không thể hỏi công khai trên bài viết bán hàng của Fanpage, do đó mà hộp thư Fanpage là giải pháp tối ưu nhất vì nó đảm bảo tính riêng tư và bảo mật thông tin khách hàng.

Ngày nay, dịch vụ chăm sóc khách hàng là thước đo quan trọng để khách hàng đánh giá chất lượng của một thương hiệu. Do đó nhờ quản lý tin nhắn Fanpage mà bạn có thể trả lời tin nhắn, giải đáp thắc mắc của khách hàng sớm nhất có thể. Từ đó đem lại sự hài lòng của khách hàng và được họ đánh giá cao về thương hiệu của bạn.

Quản lý tin nhắn Fanpage còn giúp bạn không bỏ sót tin nhắn của khách hàng. Hãy thử đặt bạn vào vị trí khách hàng. Khi bạn cần được giải đáp về thông tin sản phẩm mà không nhận được phản hồi từ shop bạn có hài lòng không? Chắc chắn là không vì bạn cảm thấy không được tôn trọng. Việc bỏ sót tin nhắn của khách hàng khiến bạn vô tình trao cơ hội cho đối thủ cạnh tranh có được khách hàng của bạn.

Cách quản lý tin nhắn Fanpage hiệu quả

1. Cài đặt và quản lý tin nhắn Fanpage

Việc bạn cần làm đầu tiên là cài đặt. Bạn bắt đầu cài đặt bằng cách truy cập vào Fanpage, sau đó nhìn bên góc trái màn hình chỗ danh mục Quản lý trang bạn chọn Hộp thư. Lúc này Facebook sẽ tự động chuyển sang giao diện của công cụ quản lý Facebook Business. Tại đây bạn sẽ thấy được tất cả các tin nhắn của khách hàng gửi đến Fanpage của bạn. Ở bên phải phần trò chuyện với khách hàng bạn sẽ thấy một khối các tính năng giúp bạn quản lý cuộc trò chuyện dễ dàng như:

Chuyển đến thư mục xong
Xóa cuộc trò chuyện
Chuyển đến thư mục Spam
Đánh dấu chưa đọc
Đánh dấu là theo dõi

Giao diện quản lý tin nhắn của Facebook Business

Giao diện của Facebook Business rất thân thiện với người dùng và đơn giản dễ sử dụng. Các tính năng trên sẽ giúp bạn quản lý inbox Facebook dễ dàng và không lo bỏ sót tin nhắn của khách hàng

2. Tin nhắn trả lời tự động trên Fanpage

Nếu bạn không thể trả lời tin nhắn của khách hàng ngay lập tức nhưng không muốn làm phật ý khách hàng thì hãy sử dụng tính năng Trả lời tin nhắn tự động. Để kích hoạt tính năng này, bạn chọn biểu tượng Phản hồi tự động ở cột bên trái dưới chữ “Hộp thư”, sau đó bạn kích hoạt công tắc của tính năng Tin trả lời nhanh.

Hướng dẫn kích hoạt tính năng Tin trả lời nhanh

Tính năng này cho phép bạn tùy chọn chỉnh sửa tin nhắn trả lời nhanh khi có bất kỳ ai nhắn tin cho Fanpage và có cả chế độ xem trước ở bên phải màn hình. Thông thường Facebook đã soạn sẵn tin nhắn trả lời mặc định, bạn có thể giữ nguyên hoặc thay đổi câu trả lời để phù hợp với đối tượng khách hàng của mình. Facebook sẽ tự động điền tên khách hàng vào câu trả lời nếu bạn chọn Thêm tên khách hàng.

3. Soạn và quản lý các câu trả lời thường gặp

Ngoài tính năng trả lời tự động, Facebook còn hỗ trợ các chủ thương hiệu trong việc trả lời những câu hỏi thường được khách hàng hỏi. Với tính năng này sẽ giúp bạn không phải trả lời đi trả lời lại nhiều lần.

Vẫn ở mục Phản hồi tự động bạn sẽ nhìn thấy tính năng Câu hỏi thường gặp, hãy kích hoạt nó như khi kích hoạt Tin trả lời nhanh. Khi đã kích hoạt xong, giữa màn hình sẽ chuyển sang box Câu hỏi thường gặp. Và cũng tương tự với bên trên, Facebook cũng cho phép bạn chỉnh sửa, thêm bớt tối đa 4 câu hỏi và câu trả lời cho những câu hỏi khách hàng thường thắc mắc nhất.

Tính năng Câu hỏi thường gặp

4. Cài đặt tin nhắn vắng mặt

Vào những ngày lễ, Tết bạn không làm việc hoặc vì lý do bất ngờ nào đó mà bạn không thể truy cập và quản lý Fanpage. Để thông báo cho sự vắng mặt này của mình và không muốn để khách hàng chờ đợi quá lâu thì bạn có thể sử dụng tính năng Tin nhắn vắng mặt.
Ở phần Phản hồi tự động bạn chọn option Tin nhắn vắng mặt. Lúc này ở màn hình xuất hiện thêm box Chỉnh sửa tin nhắn vắng mặt, bạn sẽ cập nhật thời gian bạn vắng mặt cũng như có thể thay đổi câu trả lời tự động về sự vắng mắt của bạn sao cho phù hợp với lý do bạn không thể trả lời tin nhắn.

Sử dụng tính năng Tin nhắn vắng mặt khi không thể truy cập Fanpage

5. Hiển thị thời gian trả lời

Không phải lúc nào bạn cũng có thể trực Page và trả lời khách hàng ngay lập tức. Nếu bạn lo lắng tin nhắn tự động chưa đủ sức giữ chân khách hàng thì bạn có thể cho hiển thị thông báo cam kết trả lời trong vài phút, vài giờ hoặc trong ngày với khách hàng bằng cách bật tính năng Hiển thị thời gian trả lời. Khi bật tính năng này, khách hàng inbox Fanpage sẽ nhận được dòng thông báo và có thể thông cảm cho bạn vì sự chậm trễ này.

Tạm kết

Trên đây là những hướng dẫn về cách quản lý tin nhắn Fanpage cơ bản nhằm hỗ trợ bạn trong việc quản lý và kiểm tra tin nhắn của khách hàng. Ngoài những tính năng kể trên thì vẫn còn nhiều tính năng nâng cao rất tiện lợi nhưng phức tạp hơn. Nếu bạn không biết cách sử dụng những tính năng đó thì có thể nhờ tới sự hỗ trợ của AZTECH. Chúng tôi hiện có nhận chăm sóc Fanpage cho các cá nhân, doanh nghiệp muốn sở hữu một trang Fanpage chuyên nghiệp, chất lượng. Đừng ngần ngại mà hãy liên hệ ngay với chúng tôi thông qua HOTLINE 0903.858.865 để được tư vấn và báo giá bạn nhé.

| CÁC BÀI VIẾT LIÊN QUAN: